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イベント運営、#Backlog 使ってみんな楽になりましょう?

by Meggy

イベント運営をすることが多いみなさま、こんにちは。ヌーラボに入社して、イベントを企画・運営したり、登壇したりする機会がめっちゃ増えたメギーと申します。それでタイトルです。

イベント運営に伴うタスクの多さ、やばない?

- 登壇者情報の収集(お名前、写真、発表タイトル、発表概要とか)

- 登壇者とのコミュニケーション

- 会場とのやりとり

- 飲食物の発注

- 配布物の準備

- 関係各者とのやりとり

- 参加者とのコミュニケーション

- 集客施策の検討と実施

- アンケートの作成、結果まとめと展開

- メディアへの連絡

とかとかとか無限にある。

イベント運営ってホント大変。でも、「登壇する側」になってみたら、五月雨に「プロフィールください」「あ、発表タイトルもください」「何日までです?」「なる早で><」みたいなコミュニケーションがあっちこっちのツールで行われて、情報は散らばるし、タスクの抜け漏れ起きちゃうし、もう大変

ところが!!!これら、Backlogでほんっと楽になるんです。運営側も登壇する側も、イベント会社も、運営メンバーをサポートするメンバーも、関係各者みんな幸せになるはずです。

レベル1.抜け漏れが怖いタスクを登録して、ToDoリストとして使おう

まずは、「やることいっぱいある…」なタスクをわわーーっと洗い出し、課題登録することから始めましょう。

(Backlog使い始めためっちゃ最初の頃だから、課題の件名が体言止めになってる。悪い例です)

Backlogは、「プロジェクト管理ツール」っていうゴツイジャンルのツールなんですが、こんな感じのファンシーな画面で、「誰が・いつまでに・何を・どうする」を管理することができます。ひとりでのタスク管理にも使えるので、まずはここから始めて、イベント運営のタスクの多さに打ち勝ちましょう。

レベル2.関係者を招待して、情報を収集してみよう

イベントごとのプロジェクトを作って、登壇者など関係者を招待してみましょう。イベント運営側が便利になるだけでなく、イベントに関連する情報がすべてまとまっている状態になると、登壇者も楽になるものです。だから臆さずに招待してみましょう。

招待したら、その方を担当者に指定して、登壇者情報の収集を依頼する課題を作りましょう。登壇者の名前や所属、プロフィール、発表タイトルとその概要、そして写真。イベントに必要な情報ってこんな感じですね。チェックボックスで書いておけば安心。

課題に紐づいてコメントをやりとりできるので、関連する質問とその回答などもすべてログが残ります。また、期限日なども項目に従って入れていくだけなので、「いつまで?」みたいなコミュニケーションコストをカットすることができます

レベル3.定期的にイベントをするなら、Googleスプレッドシートから課題を立てましょう

単発のイベントでなく、定期的にイベントを開催するなら、Googleスプレッドシートから課題を作成してみましょう。スプレッドシート上でカテゴリやマイルストーン、担当者なども設定できます。親課題を指定して、子課題として作成することもできます。

イベント運営で使ってるよ!って方教えてください

いかがでしたか?イベント運営業務で使ってみたくなりましたか?まずは一度トライしてみると良いと思います。そして、「うちもイベント運営で使ってるわー!」っていう方々がいましたら、ぜひ教えてください。勉強しに行きたいんで。

Backlog World 2019に参加しましょう

2019年1月26日(土)に開催される、プロジェクトマネジメントの祭典「Backlog World 2019」への参加申し込みはもう完了しましたか?

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プロジェクトマネージャーはもちろん、ご家庭も含めて「プロジェクトに関するすべての方」が対象です(Backlog使ってなくてもええんやで)。

たくさんの方と交流できることを楽しみにしております!

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