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前職の会議ルール、結構気に入ってる

by Meggy

今の私の人格はLiBで作られた

と言っても過言ではないでしょう。社会人になっていちばん長く勤めた会社だし、創業期からいたので会社プロダクトへの想いも半端なかったし。今もだけど。

もちろん、自分が一員となって作ったという自覚がある以上、第三者というか批評家的にLiBを良いとか悪いとか言う気は全くないのですが、「会議ルール」が結構好きだった。好きだったので、ぱっと思いついた4つを紹介します!

※ 前職のと言うより、特にセールスチームだけのものもあるかも?
※ っていうか、上司の佐藤洋介さんの教えっていうのもあるかもw

前提

LiBはスタートアップ企業なので、限られたリソースで最大の利益を最速で生む必要がある。という訳で、メンバーも皆「誰の時間をどう使うか」についても投資対効果をすごく意識していた

実際は別にそこまで言われないけど、「この会議の人件費は1時間の会議×◯人だから…」的な視点を持つべきだと思っていた。だからこそ、「丸1日使っての月初会議」とかは相当な投資だなと気が引き締まる想いだった。うぬ。

① 場を定義する

すべての会議において、「◯◯を決める場」なのか、「相談の場」なのか、「壁打ちの場」なのか、場を定義する必要があった。というか会議だけでなく1:1の会話も。「これ相談なんですけど…」「これはただの共有なんですけど…」で始めるのが決まり。

というのも、この場のゴールがなんなのか、参加者間でズレがあったら会議が無駄になるから。

② アジェンダの事前共有は必須

① 場を定義する、に加え、② 何を話すかのアジェンダ共有もマスト。前職はQiitaを使ってたんですが、Qiitaに先に議事録を作っておいて共有する必要があった。そういえば、チームメンバーが「議事録共有されてないからこの後の会議リスケね」って言われてた。厳しいw

事前準備という意味では、「この資料に目を通しておいてください、その上で議論する場としてこの時間を置きます」みたいなのも多かった。事前共有だと参加者の好きな時間に読めたり、関連する事項について予め知識を深めたりできるのが良い。

事前準備がゆるいと、「これみんなでやる必要ある?」ってことも結構生じてしまうよねぇ。わざわざデイタイムの時間をロックして、ただ資料を上から読み上げるだけ…みたいな。

ちなみに、LiBでも「説明する場なので事前に資料を読み込む必要はありません」って仕切りでの会議が無かったわけではない。けど、それでもアジェンダや資料の共有はされてた。「何を決める場なのか分からん」みたいな状態で参加している人はおらんかったと思う🤔

③ 結論ファースト

「問い」に対する「答え」が会話の最初、というのが基本。これも1:1コミュニケーションでも同じ。

適当な例で言うと、「〜について賛成なの?」と聞かれたときに「賛成」なのか「反対」なのか、「一部賛成」なのか「決められない」のかを最初に言って、理由とか足りない情報(これがあれば判断できる)とかを言う感じ。基本は " YES / NO , because..."の形。

逆に、「現状は〜〜で、確かに〜〜と言う意見もわかりますし、現時点ではなんともいえないです」みたいなのが悪い例。

結論ファーストに関連して、進捗確認系の時に「総論、マルなの?サンカクなの?バツなの?」を冒頭に示してからディテールについて共有するっていうルールもあったな。場合によっては、「マルなのね?じゃあ詳細の共有は不要」みたいなこともあった。(もちろんぜんぶじゃないよ。)

結論を簡潔に分かりやすく伝えるのってスキルだよなぁと思う。

④ 時間厳守

当たり前かもだけど、開始と終了の時間にめちゃ厳しかった。これも、「人の時間をロックしている」が前提にあるからなんだよね。開始時間遅れたり、コンセンサスなく終了時間延ばしたりするのは、「お金とか物を盗んでるのと同じ」という認識があった。始まりも終わりもダラダラしないってすごい大事やと思う。

ちなみに私、プライベートでは遅刻されてもぜんぜん平気なタイプです🙋🏽笑

会議ルールは会社によってさまざま

LiBは(少なくともセールスチームは)スタートアップ企業なのになんでもありではなくて、こんな感じで結構ちゃんとルールがあった。そして、守らなかったらビシッと怒られる雰囲気もあった(私はそれが結構好きだった)。

会議のルールに始まり、いわゆる「カルチャー」と呼ばれるものは、会社とかチームによってほんとさまざまだよなぁと思う。それぞれの会社にフィットする形がいちばん良いので、「こういうルールが良いのである!」とかは特にないけどね。


Meggy
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